コラム2話｜【無料テンプレートあり】製造業での作業手順書の作成・ポイントを徹底解説！
目次
製造業向けの作業手順書とは？
作業手順書とは、作業にあたるメンバー全員に正しい手順を伝え、製品の品質や生産効率と安全性を向上させるための重要なマニュアルです。作業手順を熟知していないと作成することが難しいと考えられており、社内担当者が作成、いわゆる内製していることがほとんどです。
作業手順書作成の課題
手順書は必ずしも作成されているわけではなく、有効性や必要性は感じていても専任の担当者はおらず、作業手順を把握している担当者が主業務の片手間で作成していることも多いため、作成できる人材も時間も不足しており、新規の手順書作成や更新業務になかなか着手できていない状態が多く見受けられます。そのため、時間がかかることはもちろん、作業者が見てわかりやすいように品質のよい手順書を作成するまでには、多くの労力を要することになるため、各企業でも苦戦されているのが現実です。
- 片手間で作業手順書を作成しており、なかなか手がつけられない…
- 作業手順書に変更があっても、更新ができていない…
- 誰が見てもわかりやすい内容にするためのノウハウがない…
このような課題をお持ちの方には、ぜひ次のセクションをご覧ください。
作業手順書をスムーズに作成する方法
作業手順書を作成する中で課題をたくさんお持ちの方には、作業手順書を作成する際に下記のステップで実行することで、スムーズかつ負担を軽減して、作業手順書の作成を進めることができます。
このセクションでは、製造業向けの作業手順書を作成するステップを準備・構成案・本文の３段階に分けて、ステップごとのポイントをご紹介するとともに、弊社が長年培ってきた製造業のお客様の作業手順書作成ノウハウを活かしたサービスの提供をご案内いたします。
ステップ１：準備段階で明確にすべきポイント
作業手順書をつくり始める前に、明確化するポイントは以下の4つになります。
1.1導入の目的
手順書作成の立案に至った背景や経緯、動機、抱えている課題などに配慮して、何のために手順書を作るのかという導入目的を明確に設定します。目的が定まっていると、どの部分を明確に作業手順書に起こすべきか、などが見えてくるため、大事な工程です。
例：「B-2504製品の組立作業品質の標準化」
1.2 適用される手順範囲
手順書が適用される対象製品と機材や作業範囲を「アルミフレーム製造ラインの試運転作業手順」といったように具体的に記載します。範囲を広くし過ぎてしまうと、作業手順書の完成までに時間がかかるため、ある程度範囲を絞ることをおすすめいたします。
1.3作業する対象者
作業する対象者がどのような人なのかで、提供すべき作業内容情報の質と量が変わります。たとえば読み手が新入社員、パートタイムまたは外国人従業員などの場合です。対象者によって適切なフォーマットや言語、専門用語の使い方を考慮します。
作業手順自体の理解度を上げるためには文章だけでなく、写真やイラストなどのビジュアル素材も活用しましょう。場合によっては、文章や写真、イラストだけでは説明しにくい作業は動画の使用も検討することをお勧めいたします。
1.4 手順書閲覧の手法
作業する人がどの様な方法で作業手順書を閲覧するかを決めます。例として「エクセルから印刷された紙」や「タブレットで見るためのPDF」など、閲覧する手法を確定した後、その手法に合わせて作成するファイル形式を選定します。
ステップ２：全体の構成案をつくるポイント
本文の記述に取り掛かる前に、全体の構成案の作成に取り組みましょう。構成案をつくることによって全体を見渡すことができ、統一感のある作業手順書の記述を目指すことができます。
2.1 作業範囲の全体像を理解
まずは、準備段階で明確にした対象となる適用範囲の各作業を洗い出し、全体像を理解します。作業者が複数人集まり、ブレインストーミングを実施して作業における課題点も書き出すこともおすすめです。
2.2作業内容の抽出
次に適用範囲の全体像を基に、作業者がどんな作業を行っているのかという作業内容の抽出を行い、すべての作業内容を書き出します。
2.3作業内容の整理と並べ替え
書き出した作業内容を整理して時系列に並べ替え、作業手順書の構成案を作成します。
2.4構成案の推敲
時系列に並べ替えた作業内容を見返し、効率的に順番を入れ替えたほうが良い箇所を探してみましょう。
ステップ３：作業手順書の本文をつくるポイント
全体の構成案を基に、実際に作業担当者にヒアリングを実施し、下記のポイントに着目して作業手順書の本文作成に取りかかります。
3.1必要な材料や工具
作業に必要なすべての部品や材料と、治具やドライバーなどの工具の抽出を行います。点数が多い場合は品番を含めてリスト化してまとめます。さらに、写真を掲載することで理解を促し、段取りや準備ミスの削減につなげます。
3.2 詳細度の適切な選択
作業手順書に含める情報の詳細度合は、作業の複雑さや作業対象者の経験レベルに応じて適切に選択します。手順があまりにも詳細すぎると情報量が多くなり、作業者が必要な情報を見失うことがあります。
一方、簡略化しすぎると作業情報が不足する可能性が出てきます。対象者に合わせて作業の情報量を適切なバランスに保つことにも注意を向けましょう。
3.3 安全注意事項
作業者全員が安全に作業をするために必要な装着品や注意点を記載します。作業手順書に明確に記しておくことで、安全安心な職場づくりにもつながります。
例：保護めがねや手袋の着用、火気厳禁など
3.4 緊急時対応策の明記:
作業中は予期せぬ事態が発生する場合があります。作業者自身が適切に対処できるよう、作業手順書には緊急時の手順や連絡先などを記載します。作業中の安全性の確保と迅速な行動を促すためにも、緊急時の対応策を明記しておくことが必要です。
テクノツリーが作成する最適な作業手順書
テクノツリーでは、作業手順書の制作を業務として請負っています。作業手順書の制作をご依頼いただいた場合は、制作業務に入る前に製造現場で実際の作業内容の取材を行い、テクニカルライターがミスの起こりやすい箇所を中心に作業手順を検証します。作業対象者の目線を意識し、写真やイラストを適切に用いて作業手順書を制作します。対象にわかりやすい作業手順書の完成を心掛けることで、従来よりも正確で迅速な業務の実現を目指しています。
テクノツリーが作成する作業手順書の特長をご紹介いたします。
1. 用語集の作成
同じ製造業でも企業によって生産方法は千差万別。生産方法や作業手順が異なるだけでなく、作業に関する用語もそれぞれの企業で異なります。テクノツリーで作業手順書を制作する場合は作業手順書内に記述する用語の意味を共通化するために用語集の一覧を作成いたします。
2. 表現方法の一例
安全注意事項を作業項目と同じ欄で同じ形式で書いてしまうと、注意事項として目に留まりにくくなります。安全注意事項については、「作業手順と別の欄に書く」「ピクトグラムを使う」「文字の大きさやフォントを変える」「文字の色付けやマーカーでラインを引く」といったように、表現方法を工夫します。
3. 作業手順書テンプレート（エクセル、ワード）の活用
お客様側で後から編集がしやすいように、使われることの多いExcel・Wordを用いて作成することも多いです。下記に汎用的な作業手順書のテンプレートの例をご用意しましたので、社内で作成を行いたい方はご自由にダウンロードしてご使用ください。
4. 作業手順書の無料診断サービス
お客様が普段会社で使用されている作業手順書の内容が「わかりやすくなっているか？」「作業者に伝わるか？」など、作り手目線ではわかりにくいポイントを、テクニカルライターが診断するサービスを弊社では行っています。
作業手順書作成の外注化をご検討されている場合には、このWEBサイトの最下お問い合せボタンより「作業手順書の無料診断を希望」とご記入いただきお申し込みください。
まとめ
作業手順書をつくるにあたり作業者の誰もが安全や効率を意識できるよう、目的をはっきりとわかりやすく明確化することが大切です。そのうえで満たすべき規定や要求を正確な手順で工夫して記載することにより、ミスや事故などの作業リスクを大幅に減少させることができます。
優れた作業手順書は作業時間が短縮するだけでなく、業務全体にかかる作業時間を把握することも可能になります。全工程の作業時間を把握することができれば、製造に必要な時間予測が立てやすくなり、安全を維持しながら生産性を効率的に向上させることも期待できます。
内製から外部委託をご検討の方は、27年間製造業を中心にマニュアル制作を行っている弊社までご相談ください。
